1. Ingresar al sistema
- Abra
http://localhost/mantenpro/login.php(o la dirección que le indique su administrador). - Escriba el RUC o código de su empresa. Al escribirlo verá el nombre y logo de su empresa para confirmar que es la correcta.
- Escriba su correo y contraseña. Use el ícono para ver lo que escribe.
- Deje marcado Recuérdame si es su equipo personal: el sistema recordará su RUC y su sesión por 30 días.
Ingreso con Google o Facebook: escriba primero el RUC y pulse el botón de Google o Facebook. Funciona si su correo de Gmail/Facebook coincide con el registrado por su administrador.
2. Crear una empresa nueva
Cada empresa trabaja de forma totalmente independiente: sus equipos, clientes, técnicos y datos nunca se mezclan con otras.
- En la pantalla de ingreso pulse Crear empresa gratis.
- Paso 1: escriba el RUC. Si no tiene, active No tengo RUC y el sistema generará un código (ej.
EMP-7K3Q9A). Complete razón social y datos. - Paso 2: regístrese con su cuenta de Gmail o con nombre, correo y contraseña.
- Guarde el código de acceso que aparece al final: lo usará siempre para ingresar.
3. La pantalla principal
4. Configuración inicial (administrador)
Menú Configuración → Empresa e integraciones:
- Perfil: logo, datos y color de marca (se aplica a toda la interfaz, correos, informes y portal).
- Integraciones · Correo (Brevo): cree una cuenta en brevo.com, genere una API Key, verifique su remitente y péguelos aquí. Pulse Enviar prueba.
- Integraciones · WhatsApp: sin configurar nada, el sistema le prepara mensajes con un clic (enlaces wa.me). Con la API de WhatsApp Business (Meta) los mensajes salen solos y los clientes pueden escribir al número para crear solicitudes.
- Integraciones · IA: elija Anthropic (Claude), OpenAI, Google Gemini, DeepSeek o Z.ai (GLM) y pegue su API key. Pulse Probar conexión.
- Avisos y plantillas: active qué avisos se envían (al técnico, al cliente, encuesta automática) y personalice los textos con variables como
{cliente},{codigo},{equipo}.
Luego cree a su personal en Configuración → Usuarios y técnicos (ver sección 18).
5. Clientes
Empresas o áreas a las que presta servicio. Para mantenimiento de planta propia, registre sus áreas con tipo Área interna.
- Nuevo cliente → logo/foto, razón social, RUC/DNI, contacto, correo, teléfono y WhatsApp.
- Pestaña Acceso al portal: active el acceso y defina usuario y contraseña. O use Enviar acceso al portal en el detalle: genera una contraseña y la envía por correo y WhatsApp.
- En Ver tiene el resumen: equipos, órdenes, costo acumulado, satisfacción y una galería de fotos/documentos (contratos, actas).
6. Ubicaciones y categorías
Ubicaciones: plantas, áreas, líneas o talleres (con foto) donde están los equipos. Pueden pertenecer a un cliente. Categorías: tipos de equipo (motores, bombas, compresores...) con ícono y color, útiles para filtrar y analizar fallas.
7. Equipos (hoja de vida)
- Nuevo equipo → foto principal, nombre, cliente, ubicación, categoría, marca, modelo, serie, año, potencia, horómetro, fechas de instalación y garantía y especificaciones. El código (
EQ-0001) se genera solo si lo deja vacío. - Criticidad: A crítico para la producción, B importante, C bajo impacto.
- Al abrir un equipo verá las pestañas:
Ubicación GPS del equipo
- En el formulario del equipo, sección Ubicación GPS, párese junto al equipo con el celular y pulse Usar mi ubicación actual (el navegador pedirá permiso de ubicación). Se muestra la precisión aproximada en metros.
- También puede hacer clic en el mapa o arrastrar el marcador para ajustar la posición exacta, o escribir la latitud y longitud.
- En la ficha del equipo verá el mapa satelital, las coordenadas, Ver en el mapa y Cómo llegar (abre Google Maps con la ruta). Un técnico en campo puede usar Registrar con el GPS de este dispositivo.
7b. Mapa de equipos
Menú Activos → Mapa de equipos. Muestra todos los equipos sobre el mapa con un pin cuyo color indica el estado: Operativo En mantenimiento Fuera de servicio, y el ícono de su categoría.
- Capas: con el botón de capas (arriba a la derecha) cambie entre Calles, Satélite (fotografía aérea con nombres) y Oscuro.
- Filtros: por texto, cliente, categoría, estado y criticidad. Cuando hay muchos equipos juntos se agrupan en círculos con el número; al acercarse se separan.
- Pin del equipo: foto, estado, criticidad, OT abiertas, próximo preventivo y botones Ficha, Nueva OT y Cómo llegar.
- Panel lateral: pestaña En el mapa (clic para ir al equipo) y Sin GPS. Pulse Ubicar en un equipo sin GPS y luego haga clic en el mapa donde está, o elija usar mi GPS.
- Mi ubicación: muestra dónde está usted, útil para que el técnico encuentre el equipo más cercano. Ver todos encuadra todos los equipos.
Los clientes también ven en su portal (Mis equipos) un mapa con sus equipos y el botón Cómo llegar.
8. Solicitudes de servicio
Llegan desde el portal de clientes, por WhatsApp (con API) o las registra su equipo. Los supervisores reciben un correo por cada solicitud nueva.
- Crear OT: convierte la solicitud en una orden con los datos ya cargados.
- Rechazar: escriba la respuesta; puede notificarse al cliente por correo y WhatsApp.
- El botón verde abre una conversación de WhatsApp con el cliente.
9. Órdenes de trabajo (OT)
Crear
- Nueva orden: título, tipo (preventivo, correctivo, predictivo, inspección, mejora), prioridad, fecha programada, equipo (el cliente se completa solo), técnico y si requiere detener el equipo.
- Escriba el checklist (una tarea por línea). Al asignar un técnico, este recibe un correo.
Ejecutar (técnico)
- Pulse Iniciar trabajo: se registra la hora y, si corresponde, el equipo pasa a En mantenimiento.
- Pestaña Ejecución: diagnóstico (con Ayuda de IA para causas probables y pasos de prueba), trabajo realizado, recomendaciones, causa raíz, horas, costos, lectura de horómetro, quién recibe y checklist.
- Pestaña Repuestos: busque y agregue repuestos; se descuentan del almacén automáticamente. Si se equivoca, devuélvalos con .
- Pestaña Fotos: suba fotos de antes, durante y después (desde el celular puede usar la cámara).
- Pestaña Bitácora: notas de avance; marque Visible para el cliente si desea que la vea en su portal.
- Pulse Completar. El sistema calcula horas y mano de obra si están vacías, deja el equipo operativo, actualiza el plan preventivo, avisa al cliente por correo/WhatsApp y le envía la encuesta de satisfacción.
10. Planes preventivos
- Nuevo plan → equipo, nombre, tipo, técnico y frecuencia en días o en horas de uso (horómetro).
- Escriba el checklist o pulse Generar con IA.
- Cada tarjeta muestra si está Al día, Próximo o Vencido.
- Generar OT crea la orden de un plan; Generar OT pendientes crea todas las que vencen pronto (días configurables). Al completar la OT, la próxima fecha se recalcula sola.
cron/preventivos.php en el Programador de tareas de Windows.11. Calendario
Vista mensual, semanal o de lista con todas las órdenes (color según estado) y los preventivos por generar (borde punteado). Arrastre una orden a otro día para reprogramarla. Filtre por técnico para planificar su carga.
12. Repuestos y movimientos
- Registre cada repuesto con foto, stock inicial, stock mínimo, costo, ubicación y proveedor.
- Botones: Entrada (compra, recalcula el costo promedio), Salida, Ajuste (conteo físico).
- Kardex: historial de cada repuesto, incluyendo las OT donde se usó. Movimientos de almacén muestra todo el historial con filtros.
- Los repuestos bajo el mínimo aparecen en rojo y en las alertas.
13. Satisfacción del cliente
Al completar una OT, el cliente recibe un enlace para calificar con estrellas (general, puntualidad, calidad y trato), el NPS (0 a 10) y comentarios. Si califica con 1 o 2 estrellas, los supervisores reciben una alerta inmediata por correo.
La pantalla muestra promedio, NPS (promotores − detractores), tasa de respuesta y la distribución. Puede reenviar encuestas pendientes o copiar el enlace.
14. Comunicaciones
Registro de todos los correos y WhatsApp enviados/recibidos y su estado. Con Nuevo mensaje escriba a un cliente por correo, WhatsApp o ambos; use Redactar para que la IA prepare el texto a partir de un objetivo (ej. "recordar mantenimiento anual").
15. Portal de clientes
Sus clientes ingresan en /mantenpro/portal/ con el RUC de su empresa, su usuario y su contraseña. Solo ven su propia información:
16. Asistente IA
Conversa en lenguaje natural y conoce los datos actuales de su empresa (OT abiertas y vencidas, preventivos, stock bajo, fallas frecuentes, satisfacción). Ejemplos:
- "¿Qué órdenes están vencidas y qué priorizo hoy?"
- "¿Qué repuestos debo comprar esta semana?"
- "Pasos para diagnosticar un motor que se calienta"
- "Redacta un informe semanal para gerencia"
También encontrará IA en: Panel (Analizar con IA), OT (Ayuda de IA), Equipos (plan sugerido), Planes (checklist) y Comunicaciones (redacción).
17. Panel de control e indicadores
En Reportes filtre por fechas y cliente, vea los equipos con más fallas (Pareto), las causas raíz y la productividad de cada técnico. Exporte a Excel (CSV) o imprima.
18. Usuarios y roles
Al crear un usuario, deje la contraseña vacía para generar una automática y marque Enviar datos de acceso por correo. El costo hora permite calcular la mano de obra de cada OT. Auditoría registra accesos y cambios importantes.
19. Panel maestro
En /mantenpro/master/ el dueño de la plataforma gestiona todas las empresas: crearlas (con o sin RUC, con Gmail como administrador), editarlas, suspenderlas/activarlas, restablecer la contraseña del administrador, ingresar como soporte y eliminarlas definitivamente (pide escribir el código para confirmar).
20. Preguntas frecuentes
No llegan los correos. Revise en Integraciones que la API key de Brevo esté guardada y el remitente verificado; pulse Enviar prueba. El registro de errores está en Comunicaciones.
WhatsApp abre un enlace en vez de enviarse solo. Es lo normal sin la API de WhatsApp Business. Pulse el botón verde y envíe desde su WhatsApp.
La IA dice que no está configurada. El administrador debe pegar la API key en Integraciones.
Un técnico no ve una orden. Los técnicos ven solo sus órdenes y las que no tienen técnico asignado.
Un cliente no puede ingresar al portal. Verifique en su ficha que el acceso esté habilitado y use Enviar acceso al portal para generarle una nueva contraseña.
¿Puedo usarlo desde el celular? Sí, todo es responsivo. Para uso fuera de la oficina publique el sistema en un hosting o use un túnel seguro.